Verksamhetsledningssystem: eget system eller standardsystem?

Ett verksamhetsledningssystem samlar det som styr vardagen: order, planering, tid, avvikelser, dokumentation och uppföljning. Målet är att alla arbetar i samma flöde, att informationen bara skrivs in en gång och att ledningen kan följa upp på siffror i stället för på känsla.

I praktiken består det ofta av fyra delar: registrering av arbete, planering och tilldelning, uppföljning och rapporter, samt kvalitets- och avvikelsehantering.

Ett standardsystem är snabbt att komma igång med, har låg tröskel och en tydlig månadskostnad. Det passar när era processer liknar branschstandard och när ni kan anpassa arbetssättet efter systemet.

• Snabb start, färdiga funktioner och löpande uppdateringar.
• Ni betalar ofta per användare, vilket kan bli dyrt när fler behöver tillgång.
• Delar ni inte leverantörens syn på processen får ni jobba runt systemet.
• Moduler ni inte använder gör gränssnittet tyngre för personalen i fält.

Ett eget system byggs runt ert faktiska arbetssätt. Det innehåller bara det ni behöver, med era begrepp och era roller. Det gör att personalen faktiskt använder det – vilket i sin tur är den enskilt viktigaste faktorn för att en investering ska ge effekt.

• Följer era processer i stället för tvärtom, med färre klick per ärende.
• Kan växa i steg: börja med ett flöde, lägg till nästa när det första sitter.
• Kräver en tydlig kartläggning innan bygget – annars byggs fel sak.
• Behöver en leverantör som tar ansvar för drift, support och vidareutveckling.

1. Hur många timmar per vecka går åt till dubbelregistrering, jakt på information och manuell rapportering?
2. Hur många personer skulle behöva en licens i ett standardsystem?
3. Hur unikt är ert arbetssätt jämfört med branschen i övrigt?
4. Vad kostar ett fel i dag – i omarbete, förseningar eller uteblivna fakturor?
5. Kan ni exportera er data och byta leverantör om ni vill?

Tio medarbetare som lägger 45 minuter per dag på administration som kan tas bort motsvarar ungefär 150 timmar i månaden. Även med en försiktig timkostnad blir det en av de största dolda posterna i resultatet. Det är den siffran ett system ska mätas mot – inte licenspriset.

Vår rekommendation: mät två eller tre konkreta nyckeltal före start, och samma nyckeltal efter en pilotperiod. Då blir beslutet om utrullning ett räkneexempel i stället för en magkänsla.

• Att bygga allt på en gång i stället för att börja med det flöde som gör mest ont.
• Att ledningen beställer utan att de som ska använda systemet får vara med.
• Att glömma dokumentation och rutiner – då sitter kunskapen i en enda person.
• Att låsa in sin data i ett format som inte går att flytta.

Vi börjar med en kostnadsfri kartläggning på 30 minuter där vi går igenom flödet och sätter mätpunkter. Därefter en pilot till fast pris, och sedan en löpande licens där vi står för drift, support och vidareutveckling. Er data är alltid er och kan exporteras i standardformat.

Boka kostnadsfri kartläggning